La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte de six à dix ans le délai général de conservation des documents susceptibles d’être contrôlés par l’administration fiscale.
Cette évolution concerne notamment les livres comptables, les registres, les factures, les pièces justificatives, les données informatisées ainsi que les éléments constitutifs de la piste d’audit fiable. Elle renforce les exigences de traçabilité documentaire applicables aux entreprises.
Pour les entités soumises à un audit légal, cette réforme constitue également un point de vigilance en matière de contrôle interne, de fiabilité des systèmes d’information et de conservation des éléments probants.
I- Un délai fiscal de dix ans à intégrer dans l’organisation documentaire
a. Le passage de six à dix ans pour les documents contrôlables
L’article L. 102 B du Livre des procédures fiscales impose désormais de conserver pendant dix ans les livres, registres, documents et pièces sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête ou de contrôle.
Le délai court :
- à compter de la date de la dernière opération mentionnée pour les livres et registres ;
- à compter de leur date d’établissement pour les autres documents.
Cette nouvelle durée s’applique aux documents et pièces dont le délai de conservation de six ans n’aura pas expiré au 1er janvier 2027.
Avant toute destruction d’archives, les entreprises doivent donc identifier précisément les documents concernés par cette mesure transitoire.
Pour les entités auditées, cette évolution suppose notamment de revoir :
- les politiques internes d’archivage ;
- les procédures de destruction documentaire ;
- les durées paramétrées dans les outils de gestion électronique des documents ;
- la répartition des responsabilités entre les différents services concernés.
b. Un périmètre couvrant les pièces comptables, fiscales et informatiques
Le délai de dix ans concerne un ensemble étendu de documents susceptibles d’être examinés par l’administration fiscale. Il couvre notamment :
- les livres comptables obligatoires ;
- les journaux auxiliaires ;
- les factures clients et fournisseurs ;
- les pièces justificatives relatives aux opérations enregistrées ;
- les données et traitements informatiques associés.
Lorsque les documents sont établis ou reçus sous forme numérique, ils doivent, en principe, être conservés sous cette forme pendant toute la durée légale applicable.
L’entreprise doit donc veiller non seulement à la conservation des fichiers, mais aussi à leur accessibilité, à leur intégrité et à leur lisibilité dans le temps.
Sont également concernés les éléments permettant de justifier la piste d’audit fiable mise en place en matière de facturation. Celle-ci peut reposer sur des contrôles internes, des données, des traitements informatiques, des rapprochements ou une documentation décrivant les procédures suivies.
La simple présence d’un document dans un système d’archivage ne suffit donc pas. L’entreprise doit pouvoir le retrouver, le restituer et démontrer sa fiabilité pendant toute la durée de conservation.
II- Des enjeux renforcés de conformité et de contrôle interne
a. Une articulation nécessaire avec les autres délais de conservation
Le délai fiscal de dix ans doit être articulé avec les autres obligations applicables à l’entreprise, selon la nature des documents concernés.
En droit commercial, les documents comptables et les pièces justificatives doivent déjà être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice. D’autres catégories de documents, notamment sociaux, contractuels, sociétaires ou immobiliers, peuvent relever de durées spécifiques.
Il n’existe donc pas de délai unique applicable à l’ensemble des archives de l’entreprise. Une analyse par catégorie reste nécessaire afin de déterminer :
- la durée de conservation applicable ;
- son point de départ ;
- le support de conservation ;
- les conditions d’accès ;
- les modalités de destruction.
Lorsqu’un même document relève de plusieurs obligations, ou présente un intérêt probatoire au-delà de sa durée minimale de conservation, l’entreprise peut retenir la durée la plus longue.
Cette décision doit toutefois être conciliée avec les principes de limitation de la conservation des données à caractère personnel.
La mise en place d’un tableau de gestion documentaire apparaît ainsi essentielle pour assurer une application cohérente des différentes obligations.
b. Les risques liés à l’indisponibilité ou au défaut de communication
Le défaut de conservation ou l’indisponibilité des documents peut empêcher l’entreprise de répondre correctement à une demande de l’administration. Il peut également fragiliser la justification de ses déclarations fiscales ou de ses écritures comptables.
Le refus de communiquer les documents demandés dans le cadre du droit de communication, ou tout comportement faisant obstacle à leur transmission, peut notamment entraîner l’application de l’amende de 10 000 euros prévue par l’article 1734 du Code général des impôts.
Cette sanction peut s’appliquer à chaque demande lorsque tout ou partie des renseignements ou documents sollicités n’est pas communiqué.
Des sanctions distinctes peuvent également être encourues en cas de défaut de production, de transmission tardive, d’omission ou d’inexactitude affectant certains documents devant être remis à l’administration fiscale.
Au-delà du risque financier, l’absence de pièces disponibles et fiables peut compromettre la capacité de l’entreprise à démontrer :
- la réalité d’une opération ;
- la déductibilité d’une charge ;
- l’exercice d’un droit à déduction de TVA ;
- la cohérence de ses déclarations fiscales.
Pour le commissaire aux comptes, les insuffisances constatées dans l’organisation documentaire peuvent également affecter l’appréciation du contrôle interne, la fiabilité des systèmes d’information et la disponibilité des éléments probants nécessaires à l’audit.
L’allongement du délai de conservation ne constitue pas une simple contrainte supplémentaire de stockage. Il étend la période pendant laquelle l’entreprise doit être en mesure de produire une documentation complète, accessible, lisible et fiable.
Les dirigeants doivent donc revoir leurs politiques de conservation, sécuriser les supports numériques et formaliser les responsabilités relatives à l’archivage et à la destruction des documents.
Cette évolution doit être intégrée dans une réflexion plus large sur la maîtrise des risques comptables, fiscaux et organisationnels.
Quante accompagne les entreprises dans l’analyse de ces risques et la sécurisation de leur dispositif de contrôle interne.
