Le calcul des congés payés peut rapidement devenir source d’interrogations, aussi bien pour les employeurs que pour les salariés : faut-il décompter les congés en jours ouvrables ou en jours ouvrés ? Comment traiter un jour férié pendant les congés ? Quelles conséquences en cas d’arrêt maladie ?
Ces règles sont importantes en paie, mais également dans la gestion quotidienne des absences. Voici les principaux points à connaître.
Ces règles entraînent des conséquences directes tant sur le calcul de la paie que sur la gestion quotidienne des absences.
I – Jours ouvrables ou jours ouvrés : quelle différence ?
En droit commun, un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables pour une année complète d’acquisition.
Les jours ouvrables correspondent à tous les jours de la semaine susceptibles d’être travaillés, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (qui est par défaut le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés : ainsi en général les jours ouvrables se décomptent du lundi au samedi. Dans une entreprise fonctionnant du lundi au vendredi, cela correspond généralement à six jours par semaine.
De nombreuses entreprises dont les salariés bénéficient de deux jours de repos hebdomadaires font toutefois le choix de gérer les congés en jours ouvrés, généralement du lundi au vendredi afin de caler le décompte des jours de congés avec les jours de travail dans l’Entreprise
Ce mode de décompte est possible dès lors qu’il garantit au salarié des droits au moins équivalents à ceux résultant du calcul légal en jours ouvrables.
Ainsi, dans une entreprise travaillant habituellement cinq jours par semaine, le droit légal de 30 jours ouvrables correspond généralement à 25 jours ouvrés.
Le passage à un décompte en jours ouvrés doit donc être vérifié avec attention : il ne doit pas avoir pour conséquence de diminuer les droits acquis par les salariés.
II – Comment décompter les congés pris ?
La méthode de décompte dépend du système retenu par l’entreprise.
En jours ouvrables, le décompte commence au premier jour où le salarié aurait dû travailler et se poursuit jusqu’à la veille de sa reprise, en comptabilisant les jours ouvrables compris dans cette période (qu’ils soient des jours habituellement travaillés ou non par le salarié). Un salarié travaille du lundi au vendredi et part en congé le vendredi soir pour revenir le lundi suivant. En décompte ouvrable, le samedi est compté même s’il ne travaille jamais ce jour-là.
En jours ouvrés, seuls les jours habituellement travaillés dans l’entreprise sont décomptés.
Prenons l’exemple d’un salarié travaillant du lundi au vendredi et prenant une semaine complète de congés : son absence correspondra généralement à 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés, selon le système retenu par l’entreprise.
III – Et lorsqu’un jour férié tombe pendant les congés ?
Lorsqu’un jour férié est habituellement travaillé dans l’entreprise, il est en principe décompté comme un jour ouvrable ou ouvré normal et vient donc s’imputer sur les congés payés du salarié.
En revanche, lorsqu’il s’agit d’un jour férié habituellement chômé dans l’entreprise et qu’il tombe pendant la période de congés, il ne doit pas être imputé sur le compteur de congés du salarié.
IV – Congé principal et règles de fractionnement
Le salarié doit prendre une partie de son congé principal pendant la période légale de prise des congés, qui s’étend en principe du 1er mai au 31 octobre.
Une fraction d’au moins 12 jours ouvrables continus doit être prise pendant cette période lorsque le salarié dispose d’un droit à congés suffisant.
Le solde du congé principal peut ensuite être fractionné, sous réserve du respect des règles applicables.
Ce fractionnement peut, dans certaines situations, ouvrir droit à des jours de congés supplémentaires pour fractionnement.
Le nombre de jours supplémentaires dépend notamment du nombre de jours du congé principal pris en dehors de la période légale. Le salarié peut également renoncer à ces jours dans certaines conditions, et un accord collectif peut aménager les règles de fractionnement. En règle générale, le salarié acquiert 1 jour supplémentaire lorsque 3 à 5 jours du congé principal sont pris hors période légale ; 2 jours supplémentaires lorsque 6 jours ou plus sont pris hors période légale, sauf disposition conventionnelle contraire ou renonciation du salarié.
Pour l’employeur, il est donc essentiel de vérifier non seulement les dispositions légales, mais également les éventuelles dispositions conventionnelles applicables à l’entreprise.
V – Arrêt maladie : quelles conséquences sur les congés payés ?
L’articulation entre arrêt maladie et congés payés a connu des évolutions importantes ces dernières années.
À la suite de la réforme intervenue en 2024, les périodes d’arrêt maladie non professionnelle ouvrent désormais droit à acquisition de congés payés dans les conditions prévues par le Code du travail
Ainsi, en cas d’arrêt pour maladie non professionnelle, le salarié acquiert 2 jours ouvrables de congés payés par mois d’absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’acquisition des congés se poursuit selon les règles de droit commun.
La maladie peut également avoir des conséquences sur des congés initialement programmés : lorsqu’un salarié tombe malade avant ou pendant ses congés, les droits au report des jours non pris doivent être examinés avec attention. En effet, les congés payés qu’il n’a pas pu prendre en raison de son arrêt peuvent être reportés selon les conditions prévues par la réglementation.
Ces évolutions renforcent les obligations de l’employeur en matière d’information du salarié sur ses droits à congés et les délais dont il dispose pour les utiliser.
Pour les entreprises, cela implique de porter une attention particulière au suivi des compteurs de congés, aux périodes de report et aux modalités de calcul des droits acquis pendant les arrêts de travail afin de sécuriser leurs pratiques et de limiter les risques de contentieux.
VI – Congés payés : les points de vigilance pour l’employeur
La gestion des congés payés ne se limite donc pas à l’application d’un simple compteur.
Le mode de décompte retenu, les jours fériés, les règles de fractionnement, les absences pour maladie ou encore les dispositions de la convention collective peuvent avoir une incidence directe sur les droits du salarié et sur le traitement en paie.
Pour sécuriser la gestion des congés, il est recommandé de vérifier régulièrement :
- le mode de décompte retenu par l’entreprise ;
- l’équivalence entre jours ouvrables et jours ouvrés ;
- les règles conventionnelles applicables ;
- les périodes de prise des congés ;
- les éventuels droits liés au fractionnement ;
- les conséquences des arrêts maladie sur l’acquisition et le report des congés.
Une gestion rigoureuse des congés payés permet ainsi d’éviter les erreurs de compteur et de paie, tout en sécurisant les obligations de l’employeur.
