https://www.quante.fr/courtage-en-assurance/prevoyance-et-sante-collective/Le recrutement d’un premier salarié constitue souvent une étape importante dans le développement d’une entreprise. Après plusieurs mois ou plusieurs années d’activité, le dirigeant atteint parfois un niveau de charge de travail qui ne lui permet plus de tout gérer seul. L’embauche devient alors une nécessité.
Cette décision s’accompagne toutefois de nouvelles responsabilités. En devenant employeur, l’entreprise doit respecter un certain nombre d’obligations sociales et administratives qui débutent avant même l’arrivée du salarié.
I – La déclaration préalable à l’embauche : une formalité incontournable
Avant toute prise de poste, l’employeur doit effectuer une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF.
Cette formalité est parfois perçue comme une simple démarche administrative, mais son importance ne doit pas être sous-estimée. Elle permet notamment de déclarer officiellement le salarié aux organismes sociaux et de régulariser la situation de l’entreprise en tant qu’employeur.
La DPAE doit être réalisée au plus tôt huit jours avant l’embauche et, dans tous les cas, avant l’arrivée effective du salarié dans l’entreprise. Elle permet notamment de déclarer le salarié auprès de l’URSSAF, de solliciter son immatriculation à la sécurité sociale lorsque cela est nécessaire et de satisfaire à plusieurs obligations déclaratives en une seule démarche.
Pour un dirigeant qui recrute son premier salarié, cette formalité marque également l’entrée dans le statut d’employeur. À compter de cette première embauche, l’entreprise devra assurer la gestion de la paie, effectuer ses déclarations sociales et respecter l’ensemble des obligations prévues par le droit du travail.
Il n’est pas rare de voir de jeunes entreprises concentrer leurs efforts sur le recrutement lui-même et oublier cette formalité. Pourtant, son absence peut être lourdement sanctionnée et être assimilée à du travail dissimulé.
II – Vérifier la convention collective applicable
L’embauche d’un salarié est souvent l’occasion de s’interroger sur la convention collective applicable à l’entreprise.
Ce point mérite une attention particulière car la convention collective doit être déterminée en fonction de l’activité réelle de l’entreprise, et non choisie librement.
La convention collective ne se limite pas à fixer des salaires minimaux. Elle peut également prévoir des dispositions spécifiques concernant la période d’essai, les primes, les congés ou encore les garanties de prévoyance.
Certaines conventions imposent par exemple des durées de période d’essai particulières, des indemnités complémentaires en cas d’arrêt de travail ou des régimes de protection sociale plus favorables que les dispositions légales.
Une erreur dans la détermination de la convention collective peut entraîner des conséquences importantes. En cas de contentieux prud’homal, il n’est pas rare que le juge retienne la convention collective réellement applicable, tout en maintenant les avantages éventuellement accordés au titre de celle initialement appliquée. Dans ce cas, les deux conventions peuvent se cumuler, ce qui entraîne un risque financier significatif pour l’employeur.
Une erreur sur ce sujet peut ainsi avoir des conséquences financières importantes, notamment lorsqu’elle est découverte plusieurs années après l’embauche.
III – Ne pas négliger la rédaction du contrat de travail
Le contrat de travail constitue la base de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié.
Même lorsqu’un écrit n’est pas expressément imposé par la loi, il reste fortement recommandé. Un contrat précis permet d’éviter de nombreuses incompréhensions sur les fonctions exercées, la durée du travail, la rémunération ou encore les conditions d’exécution du poste.
Depuis plusieurs années, l’employeur doit également remettre au salarié un certain nombre d’informations relatives à la relation de travail. Un contrat complet permet généralement de satisfaire à cette obligation tout en sécurisant les conditions d’emploi dès le début de la collaboration.
Dans le cadre d’un contrat à durée déterminée, la rédaction d’un écrit est indispensable. À défaut, le contrat peut être requalifié en CDI.
L’expérience montre qu’un contrat rédigé avec soin dès l’origine permet souvent d’éviter bien des difficultés par la suite.
IV – Organiser les obligations liées à la santé au travail
L’arrivée d’un salarié implique également de prendre contact avec le service de prévention et de santé au travail compétent.
L’adhésion à un service de prévention et de santé au travail est une obligation pour tout employeur. Cette démarche doit être réalisée dès l’embauche du premier salarié.
Selon la nature du poste occupé, le salarié devra bénéficier d’un suivi médical dont les modalités varient en fonction des risques auxquels il est exposé.
Cette démarche est parfois oubliée lors d’une première embauche alors qu’elle fait partie des obligations classiques de l’employeur.
V – Mettre à jour les documents obligatoires de l’entreprise
Devenir employeur implique également la mise en place de certains documents qui n’étaient pas forcément nécessaires auparavant.
Le registre unique du personnel doit être créé dès l’arrivée du premier salarié.
Le document unique d’évaluation des risques professionnels doit également être établi ou mis à jour afin d’identifier les risques présents dans l’entreprise et les mesures de prévention mises en œuvre.
L’employeur doit également veiller à respecter ses obligations en matière d’affichage et d’information des salariés, notamment concernant les coordonnées de l’inspection du travail, du médecin du travail ou encore les consignes applicables dans l’entreprise.
Lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF, ces documents figurent parmi les premières pièces susceptibles d’être demandées.
VI – Penser à la complémentaire santé et à la prévoyance
Tout salarié du secteur privé doit en principe bénéficier d’une complémentaire santé collective financée en partie par son employeur.
Lorsque l’entreprise recrute son premier salarié, elle découvre souvent cette obligation au dernier moment. Pourtant, la mise en place d’une complémentaire santé nécessite généralement plusieurs démarches préalables. L’employeur doit choisir un organisme assureur, mettre en place le régime dans l’entreprise et remettre au salarié les documents d’information nécessaires.
Le choix de l’organisme ne doit pas être guidé uniquement par le montant des cotisations. Les garanties proposées, la qualité du service client, les délais de remboursement ou encore les outils mis à disposition des salariés peuvent varier sensiblement d’un assureur à l’autre.
Certaines conventions collectives prévoient également des garanties minimales qui doivent être respectées. Il est donc indispensable de vérifier les dispositions conventionnelles avant de souscrire un contrat.
Parallèlement à la complémentaire santé, l’employeur doit s’interroger sur ses obligations en matière de prévoyance. De nombreuses conventions collectives imposent en effet la mise en place d’un régime couvrant les risques liés à l’incapacité de travail, l’invalidité ou le décès.
Une vigilance particulière est nécessaire lorsque l’entreprise recrute un salarié cadre. Dans cette situation, l’employeur est tenu de financer une garantie décès minimale, même si aucun autre salarié n’est présent dans l’entreprise.
Comme pour la complémentaire santé, le choix de l’organisme assureur mérite une attention particulière. Les niveaux de garanties, les conditions d’indemnisation et les services proposés peuvent avoir des conséquences importantes tant pour l’entreprise que pour les salariés.
Selon la situation du salarié, certaines dispenses d’adhésion peuvent exister, mais elles doivent être formalisées et conservées par l’employeur.
VII – Sécuriser la gestion de la paie dès le départ
Le premier bulletin de paie est souvent plus complexe qu’il n’y paraît. Au-delà du salaire convenu avec le salarié, il convient d’intégrer correctement les cotisations sociales, les éventuelles exonérations applicables ainsi que les obligations déclaratives liées à la DSN.
L’embauche du premier salarié implique également l’affiliation aux différents organismes sociaux concernés ainsi que le paramétrage des cotisations applicables en fonction de la convention collective et des régimes de protection sociale mis en place dans l’entreprise.
Le dirigeant s’interroge souvent sur les démarches à accomplir auprès des organismes de retraite complémentaire. En pratique, l’affiliation aux régimes de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO est aujourd’hui réalisée par l’intermédiaire de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Dès lors que le salarié est déclaré et que les données de paie sont correctement paramétrées, les informations nécessaires sont transmises automatiquement aux organismes concernés.
Cette automatisation ne dispense toutefois pas l’employeur de vérifier la conformité des données déclarées. Une erreur de paramétrage ou de déclaration peut avoir des conséquences sur les droits futurs du salarié et entraîner des régularisations parfois importantes.
L’embauche du premier salarié implique également l’affiliation aux différents organismes sociaux concernés ainsi que le paramétrage des cotisations applicables en fonction de la convention collective et des régimes de protection sociale mis en place dans l’entreprise.
Un paramétrage erroné peut générer des anomalies qui se répercuteront sur les déclarations sociales des mois suivants.
Pour cette raison, de nombreux dirigeants choisissent de se faire accompagner dès la première embauche afin de partir sur des bases solides.
Le recrutement d’un premier salarié est généralement le signe d’une activité qui se développe. C’est également le moment où l’entreprise entre pleinement dans son rôle d’employeur.
Prendre le temps de sécuriser les formalités liées à cette première embauche permet d’éviter de nombreuses difficultés et de construire une relation de travail sereine dès le départ.
